di Marco Graziuso

Con l’avvio del nuovo anno scolastico, al fine di favorire la corretta applicazione della più recente disciplina in materia di semplificazione e di completa decertificazione nei rapporti tra P.A. e cittadini, si ritiene utile fornire una panoramica della normativa vigente.
Misure organizzative per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi e modalità per la loro esecuzione ai sensi della Direttiva Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011
La Presidenza del Consiglio dei Ministri, con la Direttiva n. 14 del 22/12/2011 DFP 0061547, ha comunicato alle Amministrazioni Pubbliche di cui all’art 1, comma 2, del Decreto legislativo 30 marzo 2011, n. 165 gli adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15 della Legge 12 novembre 2011, n. 183, che decorrono dal 1° gennaio 2012.
Le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.
Nei rapporti tra gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive, di cui agli artt. 46 e 47 del DPR n° 445 del 2000 (art. 40, comma 1).
Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi” (art. 40, comma 2).
Il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lett. c-bis, comma 2, dell’art. 74 del DPR n° 445 del 2000, introdotta dal citato art. 15 della Legge n° 183 del 2011.
Le Amministrazioni Pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 citati, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle Pubbliche Amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato (art. 43, comma 1).
L’art. 72 della legge individua le responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli.
“1. Ai fini dell’accertamento d’ufficio, le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.
2. Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio di cui al comma 1, individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell’amministrazione, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione.
3. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
4. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.
c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all’articolo 40, comma 2“.
Misure organizzative (punto 1, lett. d, Direttiva n. 14 del 22/12/2011)
All’Ufficio responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati, o l’accesso diretto agli stessi, da parte delle Amministrazioni procedenti, oltre alla predisposizione delle certificazioni aggiornate alla Legge 12 novembre 2011, n. 183. L’Ufficio responsabile provvede ad effettuare idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive prodotte dal personale e/o dagli utenti (a norma dell’articolo 71 del DPR 445 del 2000). Qualora i dati dichiarati non siano direttamente reperibili ed accertabili dagli archivi e banche dati delle Amministrazioni certificanti, l’Ufficio responsabile, ai sensi dell’art. 71 citato, potrà richiedere alle medesime Amministrazioni certificati o conferma scritta di quanto dichiarato negli atti ufficiali, anche attraverso strumenti informatici o telematici.
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