di Marco Graziuso

Con la Circolare n. 17 del 9 giugno 2016, la Ragioneria Generale dello Stato ha dettato istruzioni alle Ragionerie Territoriali circa le nuove modalità di svolgimento dei controlli di regolarità amministrativa e contabile su tutti i documenti che le Istituzioni scolastiche inviano all’Organo di controllo.
Il documento integra le indicazioni già fornite con la Circolare RGS n. 3 del 20 gennaio 2014, in attuazione di quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014 in materia di documentazione in formato digitale.
Gli aggiornamenti alla prima circolare si sono resi necessari in seguito all’emanazione del DPCM 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell’amministrazione digitale (CAD), in vigore dal 11 febbraio 2015”
In particolare, il predetto DPCM prescrive che le pubbliche amministrazioni, entro e non oltre il 12 agosto del 2016, devono adeguare alle regole tecniche ivi contenute i propri sistemi di gestione informatica dei documenti.
Ne consegue che, dalla predetta data, le amministrazioni statali dovranno formare e trasmettere gli atti e la relativa documentazione giustificativa, da sottoporre al controllo delle Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS), in modalità informatica.
Il processo di dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione, quindi, sta proseguendo a ritmo forsennato e anche le Istituzioni scolastiche non devono esimersi, soprattutto non devono correre il rischio di trovarsi impreparate alle prossime scadenze.
Le Ragionerie Territoriali dello Stato possono effettuare il controllo amministrativo e contabile anche su documenti in formato digitale, ove questi siano prodotti, sottoscritti e conservati nel rispetto delle regole che ne garantiscono l’efficacia giuridica, ma, come evidenziato in premessa, a decorrere dal 12 agosto del 2016, tale modalità informatizzata diverrà obbligatoria.
Occorre sottolineare che i documenti informatici che hanno efficacia giuridica sono, oltre a quelli originali, anche i duplicati informatici, che sono assimilati agli originali, e le copie informatiche di documenti analogici o digitali, ove ne sia attestata la conformità agli originali.
Il CAD prevede due canali di trasmissione preferenziale per le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni: la posta elettronica certificata e la cooperazione applicativa.
Inoltre, per favorire l’automazione e la fluidità dei processi, è prescritto che le pubbliche amministrazioni si dotino di sistemi di protocollo e gestione documentale interoperabili.
La gestione informatica dei documenti (o gestione documentale) è l’insieme delle attività di registrazione e segnatura di protocollo, di classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle pubbliche amministrazioni mediante sistemi informatici.
Nel caso specifico delle Istituzioni scolastiche, è il Sistema del Protocollo Informatico, opportunamente adeguato alle prescrizioni del DPCM del 03/12/2013.

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