di Marco Graziuso

(parte seconda)

Cosa significa conservare

Conservare documenti è una funzione essenziale, insita nella produzione documentale stessa.
Nella normativa italiana, tale concetto fonda-mentale è declinato e normato in maniera differente per documenti prodotti o acquisiti dalla pubblica amministrazione, rispetto a documenti prodotti o acquisiti da privati. La conservazione dei documenti rappresenta, per le pubbliche amministrazioni, una funzione di carattere istituzionale. Esse sono infatti tenute per legge a conservare i propri documenti e archivi sia come testimonianza diretta delle loro azioni al servizio della collettività che come memoria storica, in quanto gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali.
La normativa in materia di archivi e documenti pubblici è stata sempre ispirata al principio della salvaguardia della documentazione prodotta dalla pubblica amministrazione, tutelata come bene culturale e individuata come rappresentativa di atti o fatti giuridicamente rilevanti.
L’obbligo di conservazione dei documenti d’archivio è istituito per salvaguardare i diritti soggettivi, gli interessi legittimi, il diritto d’accesso, la ricerca a fini storici, culturali e scientifici ed è finalizzato alla fruizione dei documenti per finalità amministrative e per interesse storico.
Il significato di “ordinare” comprende due aspetti:
obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ordinato, quindi ci siano procedure per la corretta formazione ed aggregazione dei documenti;
impone di ordinare l’archivio già esistente, ove si trovi in stato di disordine.
Quest’ultimo aspetto risulta particolarmente complesso nel caso di documentazione infor-matica, che deve quindi essere correttamente e ordinatamente gestita fin dal momento della produzione per garantirne una corretta conservazione nel tempo.
È stato notato che la documentazione informatica è molto meno resiliente di quella tradizionale in caso di abbandono e trascuratezza.
L’art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento devono essere conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche. Pertanto, la produzione di documenti informatici implica anche la loro conservazione in modalità informatica e pone in evidenza la necessità di trasformare la tradizionale funzione conservativa dei documenti in modalità idonee a conservarli con sistemi informatici.

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